Définition de procès verbal de carence

La carence d’élus, totale ou partielle, est une situation fréquente lors des élections des représentants du personnel.

Lorsqu’elle concerne l’ensemble des sièges à pourvoir, elle doit être officiellement constatée par un procès-verbal de carence.

En revanche, lorsque la carence est partielle, elle n’est que mentionnée dans le procès-verbal des élections.

Seule la rédaction d’un procès-verbal de carence permettra à l’employeur de prouver qu’il s’est acquitté de son obligation d’organiser des élections. Une telle absence d’élus ne saurait, en effet, lui être reprochée dès lors qu’elle ne lui est pas imputable.

En cas de carence de candidature au premier tour, il est possible de dresser un procès-verbal de carence, mais cela n’est pas obligatoire. La seule obligation réside, dans l’organisation d’un deuxième tour.

En revanche, le défaut de candidatures au deuxième tour, et donc l’absence consécutive de représentants du personnel, doit être constaté par un nouveau procès-verbal de carence. Une telle absence de constat par procès-verbal est constitutive du délit d’entrave.

C’est à l’employeur qu’il appartient de dresser un tel constat. Il est cependant recommandé de le faire contresigner par les membres du bureau de vote, quand cela est possible.

Ce constat doit contenir un résumé des différentes dispositions prises pour procéder à l’élection du CSE (date de l’invitation à négocier le protocole d’accord préélectoral, date du premier tour et constat de carence, date du second tour et absence de candidatures, dates des différents affichages réalisés dans l’entreprise).

Un exemplaire du PV de carence totale doit être adressé au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du Travail (centre de traitement CTEP) dans les 15 jours suivant les élections, au moyen d'un formulaire homologué.

Les modalités de la transmission électronique du PV de carence sont les suivantes :

• scrutin sous enveloppe : l'employeur saisit le PV de carence dans le téléservice de transmission sur la plateforme: elections-professionnelles.travail.gouv.fr. Le PV est généré et imprimé sur un formulaire homologué. Il doit être signé par l'employeur, puis numérisé et déposé sur la plateforme ;
• vote électronique : le PV de carence est transmis par voie dématérialisée, après validation de l'employeur, sur la plateforme du prestataire agissant pour le compte du ministère du Travail si le cahier des charges le prévoit. Un accusé de réception électronique est délivré à l'employeur avec un lien hypertexte vers une plateforme de téléchargement où l'employeur dépose une version scannée du PV.

Le procès-verbal de carence est porté à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de conférer une date certaine à cette information dans l’entreprise (C. trav., art. L. 2314-9).

Le procès-verbal de carence constitue un mode de preuve essentiel dans la vie d’une entreprise. En effet, de nombreuses dispositions du droit du travail renvoient à une consultation obligatoire des représentants du personnel (procédure de licenciement économique, licenciement pour inaptitude, etc.). Seule la production d’un procès-verbal de carence permettra à l’employeur de s’affranchir de ces consultations obligatoires.