Activités sociales et culturelles du CSE : la BDESE est-elle un outil d’information incontournable entre direction et élus ?

La loi évoque bien le lien entre la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) et la gestion des activités sociales et culturelles.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, les informations relatives aux activités sociales et culturelles sont très limitées. L’article R. 2312-8 du Code du travail impose la fourniture par l’employeur, aux élus, d’une seule information : le montant de la subvention annuelle versée par l’entreprise au CSE au titre du financement des ASC.

Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, l’article R. 2312-9 du Code du travail impose à l’entreprise de renseigner un plus grand nombre d’informations sur : 

• le montant de la subvention aux ASC au CSE et aux éventuels comités d’établissement ;
• les autres dépenses sociales et culturelles dont la charge financière est directement assumée par l’entreprise sans intervention du CSE, l’employeur devant répartir ces dépenses par grande famille (par exemple : logement, transport, restauration, loisirs, vacances, divers, total) ;
• le coût pour l’entreprise des prestations complémentaires de maladie, de vieillesse et de décès ;
• les équipements mis à disposition des salariés par l’entreprise en lien avec les conditions de vie des salariés à l'occasion de l'exécution du travail.

Faute d’accord d’entreprise sur le contenu de la base, ce sont les seules données liées aux ASC figurant dans la BDESE. Conclusion : les échanges d’informations sur les ASC via la BDESE sont limités dans le sens de l’employeur vers élus, ce qui est logique compte tenu du rôle dévolu par la loi à la BDESE.

Le sujet des ASC est un sujet-clé dans de nombreux CSE. Dès lors que le budget attribué chaque année pour financer ces activités atteint un niveau élevé.

Avec les informations fournies par le Code du travail, les élus ont la possibilité de vérifier le calcul de la subvention versée par l’employeur et, le cas échéant, de revendiquer l’attribution des financements sociaux ou culturels assumés encore directement par l’entreprise.

Cependant, la base de données pourrait également servir de support à d’autres échanges d’informations entre les élus et l’employeur concernant les ASC.

Une première idée serait de faciliter l’information des élus sur les salariés éligibles aux activités sociales et culturelles (ASC). À cette fin, il pourrait être mis en place une liste régulièrement mise à jour des salariés présents dans l’effectif de l’entreprise, intégrant immédiatement les nouveaux embauchés et étant expurgée de tous les salariés ayant quitté l’entreprise. Cette liste pourrait également intégrer les stagiaires et les travailleurs extérieurs, dans la mesure où ils peuvent, dans certains cas, bénéficier de certaines activités financées par le comité.

Les élus sont seuls décisionnaires de l’utilisation des fonds, mais doivent dans certaines situations informer l’employeur des financements accordés. C’est notamment le cas lorsque les élus accordent aux salariés des financements pour les activités de service à la personne : un état récapitulatif de ces financements doit être communiqué à l’employeur dans les 10 premiers jours de janvier, au titre de l’année précédente. Si l’outil hébergeant la base le permet, alors il serait utile d’attribuer un droit de contributeur exceptionnel pour un ou plusieurs élus (trésorier, secrétaire ou responsable commission ASC). Ce ou ces contributeurs seraient ainsi en mesure de fournir cet état récapitulatif, voire de le tenir à jour en permanence, permettant à l’employeur d’y accéder à tout moment.

Lorsque le CSE choisit de confier à l’employeur la gestion de certaines ASC, cette délégation de gestion entraîne l’élaboration de plusieurs documents : accord initial de délégation, rapport annuel sur la délégation, éléments comptables propres à l’activité concernée, équilibre financier, etc. L’ensemble de ces documents pourrait être centralisé au sein de la base de données, dans la rubrique dédiée aux ASC, afin d’en faciliter l’accès.

Autres informations dont l’intégration dans la base peut se révéler intéressante : les documents relatifs à un contrôle URSSAF portant sur les activités sociales et culturelles. Ces documents étant amenés à être utilisés tant par les élus que par l’entreprise.

Les Editions Tissot vous proposent une solution en ligne pour faciliter la mise en place de la BDESE : BDESE online. Grâce à cet outil, votre employeur pourra mettre facilement une BDESE à votre disposition et vous notifier les mises à jour. Il ne faut en effet que quelques minutes pour la créer via BDESE online. N’hésitez pas à lui en parler !