Solde de tout compte : comment l’établir ?

Le contrat de travail d’un de mes salariés touche à sa fin et je dois préparer son solde de tout compte. Comment dois-je procéder ?

En effet, lorsqu’un contrat de travail prend fin, et ce quelle que soit la nature du contrat (CDD, CDI, etc.) et le motif de fin (terme du CDD, licenciement, démission, rupture conventionnelle, etc.), vous devez remettre au salarié, un solde de tout compte (Code du travail, art. L. 1234-20).

Le reçu pour solde de tout compte est un document qui fait l'inventaire de l'ensemble des sommes que vous allez verser au salarié à l'occasion de la rupture du contrat de travail.

Ainsi, il doit nécessairement comporter les informations suivantes :

• l’ensemble des sommes dues au salarié à la date de fin du contrat : salaire, primes éventuelles, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité compensatrice de préavis, indemnités de rupture le cas échéant (indemnité de licenciement, de rupture conventionnelle, indemnité de fin de contrat également appelée prime de précarité), paiement des heures supplémentaires, etc. ;
• la mention selon laquelle le reçu est établi en 2 exemplaires originaux dont l'un est remis au salarié. N’omettez pas cette mention.

Remettez l’un des exemplaires à votre salarié à la date de fin du contrat, soit à la fin du préavis (que celui-ci soit ou non exécuté).

Le solde de tout compte est un document quérable et non portable. Cela signifie que vous avez l’obligation d’informer l’intéressé que vous tenez ce reçu à sa disposition et qu’il peut venir le chercher.

Ce document doit soit être remis en main propre contre décharge soit être adressé par lettre recommandée avec accusé de réception. Selon le choix retenu, la situation diffère.

En effet, le reçu pour solde de tout compte a un effet libératoire dès lors qu’il est signé par le salarié. Dans un tel cas, le salarié peut le dénoncer dans les 6 mois qui suivent sa signature. Au-delà de ce délai, il devient libératoire pour l'employeur, c'est-à-dire que le salarié ne peut plus contester les sommes qui y sont mentionnées.

A défaut de signature du salarié, il n’est pas libératoire. Le salarié disposera alors d’un délai plus long pour contester les sommes qui y sont mentionnées (12 mois si l’action porte sur la rupture du contrat de travail donc sur l’indemnité de rupture, 2 ans si l’action porte sur l’exécution du contrat de travail donc par exemple sur le remboursement de frais professionnels, 3 ans si l’action porte sur les salaires).

Il est impératif que ce document soit daté pour pouvoir connaître les délais de contestation.