Le comité d’entreprise et ses deux budgets

Le budget des activités sociales et culturelles n’est pas une obligation légale, tous les comités d’entreprise ne la reçoivent pas ou quand ils la reçoivent, il n’existe pas de montant minimum imposé par la loi.

Les CE qui bénéficient d’un budget dédié aux ASC sont généralement ceux des entreprises dans lesquelles l’employeur, avant la mise en place du comité, consacrait déjà des dépenses aux œuvres sociales.

Le budget des ASC peut également résulter d’une convention collective, d’un accord ou d’un usage d’entreprise.

Le budget de fonctionnement permet au CE de gérer de façon autonome ses dépenses de fonctionnement et celles liées à ses attributions économiques.

Bien qu’il n’existe pas de liste précise établie par le Code du travail, le budget de fonctionnement doit permettre au CE de couvrir :

• les dépenses administratives :
  • fournitures de bureau, frais de communication téléphonique, abonnement Internet, frais postaux, etc.,
  • les frais de personnel (salaires et charges sociales) lorsque le CE emploie un salarié dont la mission relève du fonctionnement administratif du comité (rédaction des procès-verbaux de réunion, tenue de la comptabilité, etc.),
  • le recours à des prestataires de services (création d’un site Internet, etc.),
  • les frais de déplacement des membres du CE pour l’exercice de leur fonction, sauf quand il s’agit des réunions de CE organisées par le président. Les dépenses effectuées pour les trajets sont alors à la charge de l’employeur ;
• la rémunération des experts libres : expert-comptable (sauf pour les missions légales), juriste, économiste, etc. ou encore les dépenses liées à l’achat de documentation technique ;
• les dépenses de formation : formation économique des élus de CE pour une durée maximale de 5 jours.

Le budget des activités sociales et culturelles permet au CE de financer des activités instituées au profit des salariés, anciens salariés, de leur famille et des stagiaires, leur procurant un avantage destiné à améliorer leurs conditions d’emploi. Ces activités doivent bénéficier à tous les salariés sans discrimination.

Elles sont décrites à l’article R. 2323–20 du Code du travail et comprennent :

• des institutions sociales de prévoyance et d’entraide telles que les institutions de retraites et les sociétés de secours mutuels ;
• les activités sociales et culturelles tendant à l’amélioration des conditions de bien-être telles que les cantines, les coopératives de consommation, les logements, les jardins familiaux, les crèches, les colonies de vacances ;
• les activités sociales et culturelles ayant pour objet l’utilisation des loisirs et l’organisation sportive ;
• les institutions d’ordre professionnel ou éducatif attachées à l’entreprise ou dépendant d’elle, telles que les centres d’apprentissage et de formation professionnelle, les bibliothèques, les cercles d’études, les cours de culture générale ;
• les services sociaux chargés :
  • de veiller au bien-être du salarié dans l’entreprise, de faciliter son adaptation à son travail et de collaborer avec le service de santé au travail de l’entreprise,
  • de coordonner et de promouvoir les réalisations sociales décidées par le comité d’entreprise et l’employeur ;
• le service de santé au travail institué dans l’entreprise.

En dehors de cette définition, le budget des ASC sert au financement de bons d’achat, de billetterie, de chèques vacances, de colis de fin d’année offerts aux salariés, des sorties avec le personnel, des voyages, etc.

Le budget de fonctionnement est calculé à partir de la masse salariale brute, il doit correspondre au minimum à 0,2 % de cette masse salariale.

Chaque année, à la remise des états financiers de l’entreprise, il est conseillé au CE de vérifier le calcul de la subvention en consultant le compte 641 figurant aux comptes de résultat.

Le calcul ne doit pas uniquement se baser sur les salaires payés et déclarés à l’administration, il doit aussi prendre en compte les indemnités conventionnelles de licenciement, de mise à la retraite ainsi que les indemnités transactionnelles ou accordées par les tribunaux.

La subvention peut être versée en une seule fois en début d’année ou échelonnée sur l’ensemble de l’année. Son versement ne doit pas empêcher le CE de faire face à ses dépenses permanentes ou occasionnelles.

Le budget des activités sociales et culturelles est calculé à partir de minima définis à l’article L. 2323–86 du Code du travail afin de garantir au CE une certaine stabilité de son budget.

Toutefois, le Code du travail ne précise pas si le versement intervient en une seule fois, il peut donc tout à fait être annuel, mensuel, trimestriel ou semestriel.