BDESE : série de questions-réponses 2025

Pour la question des entreprises multi-établissements, l’article R. 2312-11 du Code du travail affirme que la BDESE doit être mise en place au niveau de l’entreprise. Et donc uniquement à ce niveau-là et non au niveau de chaque établissement. 

Toutefois, l’article R. 2312-11 explique que « dans les entreprises dotées d’un comité social et économique central, la base de données comporte les informations que l’employeur met à disposition de ce comité et des comités d’établissement ». 

Si la BDESE est sous format papier ou mise à disposition sur un seul ordinateur, avec une consultation prévue uniquement au siège, les élus des établissements doivent pouvoir accéder aux informations y figurant. Charge à l’employeur de leur transmettre une copie par tout moyen à chaque fois que les élus en font la demande ! D’où l’idée de privilégier un outil dématérialisé accessible en tout lieu et à tout moment tel que la solution BDESE online.

Par accord portant sur le fonctionnement de la BDESE, il reste possible de prévoir la création d’une BDESE par établissement disposant d’au moins 50 salariés et d’une BDESE centrale. Pour la question de la réservation de certaines données aux seuls élus du CSE central, il n’existe pas de règles explicites sur ce point dans le Code du travail. À notre sens, une telle restriction ne se justifie pas sauf à avoir bien créé une BDESE centrale et des BDESE d’établissement.

L’article R. 2312-12 du Code du travail impose pour les entreprises d’au moins 300 salariés une mise en place sous format dématérialisé de la BDESE. 

Pour les entreprises ayant un effectif inférieur, le format peut être dématérialisé ou papier au choix de l’employeur sous réserve qu’un accord collectif impose un format particulier.

Quand on évoque une BDES dématérialisée, on vise le cas de toutes les bases hébergées non sur papier, mais sur solution informatique : intranet ou internet principalement. 

Le format informatique d’enregistrement des données est laissé libre. Seule compte la présentation des données transmises, respectant un plan, en assurant une lecture aisée et le suivi sur plusieurs années.

Les juges (cour d’appel de Versailles, 30 novembre 2023, n° 22.02217) constatent que le Code du travail impose une base de données numérisée, qui doit se révéler accessible en permanence pour les utilisateurs. En conséquence, une entreprise se voit reprocher de communiquer la BDESE aux élus par e-mail une fois par an en fichier numérisé. Les juges exigent que l’entreprise mette en place une base numérisée accessible en permanence avec droits d’accès individuels fournis aux utilisateurs.

Sur le contenu précis des informations communiquées, il faut observer les règles posées par l’article R. 2312-8 ou R. 2312-9 du Code du travail, notamment sur leurs légendes.

Ensuite, faute de précision particulière, tout est envisageable dès lors que les exigences légales ou conventionnelles sont respectées. Et c’est l’employeur qui a le dernier mot.

Les élus ont cependant la possibilité d’exiger des précisions lors des réunions plénières sur les données communiquées en amont au sein de la BDESE. L’employeur doit répondre à ces exigences et expliquer le cas échéant les raisons empêchant de fournir telle ou telle donnée. À défaut, cela relève du délit d’entrave.

Tout le monde en pratique peut auditer une BDESE. Un élu ou un responsable RH peut procéder à un audit interne. Mais on peut aussi externaliser la démarche tant du côté de l’entreprise que du côté des élus. En recourant à un cabinet d’expertise comptable ou un cabinet juridique.

BDESE online, en partenariat avec la société DIDRH, propose ainsi des offres d’accompagnement et d’audit spécifique pour les BDESE. Bien entendu, le choix de l’auditeur relève de la personne qui a diligenté l’audit. Quant au coût, il demeure à la charge de l’employeur si c’est lui qui en est à l’initiative. 

Quand l’initiative vient du CSE, alors le coût est en principe à sa charge (compte de fonctionnement) en cas d’expertise libre, sauf si l’audit peut s’inscrire dans le cadre d’une consultation récurrente obligatoire menée par l’employeur (l’entreprise étant contrainte d’assumer selon la situation le coût total de l’expertise).

Vous pouvez retrouver les réponses à l’intégralité des questions posées par les participants au webinaire dans ce dossier complet :

Vous pouvez également encore visionner ce webinaire :