Séminaire d’équipe : quoi, pourquoi et comment ?

Depuis le premier confinement et la généralisation du télétravail, les collaborateurs se côtoient moins fréquemment dans de nombreuses entreprises. Or, se voir et échanger régulièrement relève de l’hygiène sociale.

Les séminaires donnent l’occasion d’apprendre à se connaître ou bien d’approfondir les liens existants en profitant d’une « bulle » en dehors du travail habituel. Cette appréciation mutuelle des collaborateurs permet de réduire leur stress en additionnant plusieurs effets convergents :

• savoir anticiper les réactions de ses collègues et donc savoir à quoi s’attendre lorsque l’on travaille ensemble. Par exemple, tel collègue envoie toujours les documents à la dernière minute, alors que tel autre est plus à l’aise en prenant de l’avance ;
• oser solliciter directement ses collègues. Un coup de fil résout parfois un problème plus rapidement qu’une longue chaîne d’emails ayant plusieurs interlocuteurs en copie ;
• développer des comportements pro-sociaux, qui ne revêtent pas de caractère obligatoire, mais adoucissent le quotidien (se sourire, prendre des nouvelles, proposer son aide, etc.) ;
• détecter les difficultés d’un collègue et lui apporter son soutien moral ou opérationnel de manière spontanée. Par exemple, si je sais qu’un collègue râle souvent, ce n’est donc pas le fait qu’il exprime du mécontentement qui va m’inquiéter, mais plutôt le fait qu’il cesse de s’exprimer ;
• le séminaire ne nourrit pas seulement les liens entre les membres de l’équipe, c’est aussi une forme de reconnaissance de la part de l’employeur, notamment :
  • la reconnaissance symbolique de l’équipe comme un ensemble organique, dont le tout est supérieur à la somme des individualités,
  • la reconnaissance matérielle de l’engagement des collaborateurs, en leur offrant un moment agréable pendant leur temps de travail.

Le séminaire est particulièrement propice aux échanges « méta-professionnels », qui concernent la manière dont on travaille au quotidien, par exemple :

• pratiques liées aux réunions (rythme, durée et objectifs des réunions, etc.) ;
• refonte d’un process qui génère de la pénibilité ;
• exploration des modalités de la cohésion de l’équipe et des rôles mutuels.

Il est conseillé d’alterner temps de travail et activités conviviales déconnectées des sujets professionnels, par exemple :

• faire connaissance par un jeu de questions/réponses inspiré du principe des portraits chinois ;
• cuisiner ensemble ;
• participer à une chasse au trésor pour découvrir les abords du site.

Attention, ces activités « détente » gagnent à être simples, surtout si les personnes sont peu coutumières des séminaires. Des activités sophistiquées (par exemple un atelier Légo) ne sont pas nécessairement plus efficaces, sans compter qu’elles ne plaisent pas toujours au plus grand nombre.

Cela peut également être l’occasion de sensibiliser les participants aux risques psychosociaux, notamment si l’entreprise n’a pas encore réalisé d’action de ce type auparavant ou pas depuis plusieurs années.

Chercher à diversifier le format des activités pour relancer régulièrement l’attention et la participation (exemple : mini conférence VS brainstorming, plénières VS petits groupes). Veiller aussi à réserver des temps de pause suffisamment longs pour permettre aux uns et aux autres de discuter librement, de se reposer ou encore de gérer des imprévus.

Si le séminaire est également l’occasion de proposer une information concernant les actualités de l’entreprise avec des données chiffrées, il conviendra de distiller au maximum 5 à 6 chiffres à commenter, au risque de perdre la concentration des collaborateurs et de les ennuyer si les informations sont trop détaillées.

Le séminaire d’équipe ne doit pas avoir vocation à apaiser des tensions relationnelles. En cas de conflit, il vaut mieux privilégier d’autres actions dont le label et les objectifs seront clairement communiqués.

En dernier lieu, concernant la constitution de sous-groupes lors d'activités liées au travail, la participation des managers peut être à double tranchant. Elle peut ainsi être perçue comme une marque d’exemplarité, mais risque aussi de biaiser la parole, surtout si les rapports interpersonnels ne sont pas au beau fixe. La décision devra être prise en fonction des thèmes abordés et de la qualité du climat relationnel.

En conclusion, le séminaire est un moyen de consacrer du temps à des sujets importants qui n’ont pas le temps d’être traités dans le quotidien. Ce faisant, on préserve l’hygiène sociale du groupe, mais aussi des individus par rapport à l’employeur. Enfin, le séminaire est un pourvoyeur de sens. En permettant aux collaborateurs d’apprendre à se connaître, on les aide à interpréter correctement les comportements des uns et des autres, et donc à composer respectueusement avec les défauts et les qualités de chacun.

Pour aller plus loin sur le sujet vous pouvez consulter l’article « Télétravail massif : innover pour maintenir la cohésion des équipes » et plus particulièrement la notion de temps interstitiels évoquée dans cet article.

Montrer que l’on se soucie des facteurs de santé et du bien-être est un premier pas vers la remotivation des salariés. A cette fin nous vous proposons de leur offrir nos « Fascicules Bien vivre son travail : Préserver sa santé psychologique » :