Indemnité de grand déplacement dans le BTP : attention aux contrôles menés par les URSSAF !
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Les indemnisations des déplacements effectués par les salariés du BTP sont régulièrement sources de contentieux entre employeur et URSSAF. Les grands déplacements ne font pas exception. Un arrêt de la cour d’appel d’Orléans constitue une bonne occasion de rappeler aux entreprises du BTP les éléments contrôlés prioritairement par les URSSAF.
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Indemnité de grand déplacement BTP : le risque de redressement lié à la réalité des frais exposés
L’employeur doit prendre en charge les frais professionnels engagés par ses salariés pour les besoins de l’activité de l’entreprise. Par exemple, les frais de logement ou de nourriture exposés pour se rendre et résider sur les chantiers en grand déplacement.
Pour couvrir cette obligation, l’entreprise a la possibilité de prendre en charge directement les dépenses, de procéder à un remboursement sur factures ou bien d’opter pour le versement d’indemnités forfaitaires. Dans ces différents cas de figure, par principe, la prise en charge des frais professionnels n’est pas soumise à charges sociales.
Toutefois, les URSSAF sont parfois enclines à redresser les entreprises en soumettant à charges les indemnités forfaitaires de grand déplacement (IGD).
Sur quels motifs ? Car le salarié n’était pas en situation de grand déplacement car l’éloignement entre le chantier et le domicile du salarié n’est pas d’au moins 50 kilomètres ou le temps de trajet aller en transports en commun entre domicile et chantier est de moins d’une heure et demie.
Autre motif de redressement : si le salarié n’a pas réellement engagé de frais supplémentaires lors du déplacement professionnel. C’est ainsi que la Cour de cassation a pu plusieurs fois exiger que l’employeur apporte la preuve de dépenses supplémentaires, jurisprudence reprise le 28 février 2023 par la cour d’appel d’Orléans.
Important
Donc, si on résume, les URSSAF n’exigent pas que l’employeur fournisse la preuve du montant des dépenses engagées par le salarié en grand déplacement mais exigent que l’employeur démontre que le salarié a été contraint de procéder à de telles dépenses. La cour d’appel précise ainsi que les URSSAF doivent pouvoir accéder à des preuves des lieux, dates et heures des déplacements professionnels du salarié. Les contrats de travail évoquant la possibilité de grands déplacements, les bulletins de paie mentionnant le versement d’un montant au titre des IGD ou un listing des chantiers réalisés par l’entreprise ne sont pas considérés comme des preuves valables. Il faut à la fois prouver les conditions du déplacement et lier ce déplacement au salarié en question. A défaut, l’intégralité des indemnités de grand déplacement donnera lieu à un redressement ! Il est nécessaire d’établir un document retraçant pour chaque chantier en grand déplacement les salariés y étant affectés, avec la durée de l’affectation et précisant les modalités de réalisation et de prise en charge pour le transport, le logement et la nourriture durant le chantier.
IGD BTP : le risque de redressement lié à la déduction forfaitaire spécifique
Comment traiter les indemnités de grand déplacement en paie ? En principe, ces indemnités ne sont pas à intégrer dans l’assiette des charges sociales comme vu ci-dessus.
Mais, en cas de déduction forfaitaire spécifique, peut-on cumuler le bénéfice de l’abattement forfaitaire opéré sur l’assiette des cotisations et l’exonération des indemnités de grand déplacement ?
Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale confirme ce cumul d’avantages pour l’entreprise et le salarié qui bénéficie de la déduction forfaitaire spécifique. Bien entendu, cela ne vaut que pour la fraction des indemnités de grand déplacement dont le montant ne dépasse pas les plafonds d’exonération sociale fixé par les URSSAF. L’employeur n’a pas à demander et à conserver les factures des nuitées et repas dès lors que les plafonds d’exonération ne sont pas dépassés.
Conseil
Il n’y a donc pas de risque de redressement URSSAF si l’employeur indemnise ses salariés en grand déplacement par le versement d’indemnités forfaitaires dont le montant ne dépasse pas le plafond d’exonération. Sous réserve de pouvoir démontrer la réalité de la réalisation du grand déplacement comme demandé par la cour d’appel d’Orléans. Néanmoins, indemniser uniquement à hauteur des montants fixés par les URSSAF peut se révéler insuffisant pour motiver les salariés à partir sur les chantiers en grand déplacement. Opter pour des indemnités plus hautes est donc une bonne mesure de management, cependant il convient d’en estimer les conséquences en matière de paie afin de ne subir de redressement.
Cour d’appel d’Orléans, 28 février 2023, n° 21/01679 (en cas de contrôle URSSAF, l’employeur doit établir les circonstances des déplacements professionnels des salariés ayant bénéficié des indemnités de grand déplacement, en particulier les dates, heures et lieux)
Expert en droit du travail et relations sociales, www.didrh.fr
Auteur des documentations SOCIAL BATIMENT, SOCIAL TRAVAUX PUBLICS et RESPONSABLE ET GESTIONNAIRE PAIE BTP pour les Editions Tissot. Formateur en droit du travail auprès des entreprises et des …
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